Datenschutzinformationen
Wir nehmen Datenschutz sehr ernst!
Eine gewissenhafte Erhebung von Daten sowie der Schutz dieser Daten hat immer höchste Priorität, insbesondere im Umfeld Schule. Daher entwickeln wir unser Angebot nach dem Prinzip “privacy by design” – Datenschutz und die DSGVO werden bei der Konzeption und Umsetzung aller Aspekte unseres Angebots von Anfang an berücksichtigt.
- Keine Erhebung von personenbezogenen Daten von Schüler:innen
- sparsame Datenerhebung bei der Registrierung von Lehrkräften
- keine Weitergabe von Daten an unberechtigte Dritte
- komplett werbefrei
- regelmäßige Audits zum Thema Datenschutz
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
c/o education 360° Consulting GmbH
Burgherrenstraße 8
12101 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 1525 4557032
E-Mail-Adresse: info@online-vertretungsstunden.de
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter info@online-vertretungsstunden.de.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Bei der informatorischen Nutzung der Website, also der bloßen Betrachtung ohne eine Registrierung und ohne, dass Sie uns anderweitig Informationen mitteilen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Die nachfolgend beschriebenen Daten sind erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Folgende Daten werden dabei verarbeitet:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- vorher besuchte Seite
- Browser
- Betriebssystem
- Sprache und Version der Browsersoftware
Als Dienstleister für das Webhosting nehmen wir die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Anspruch, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben.
3. Dauer der Verarbeitung
Ihre Daten werden für den Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und im Anschluss daran gelöscht. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
4. Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit diese aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt. Sie können Ihre Rechte durch Kontaktaufnahme (siehe oben) geltend machen. Letztlich besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Eine Liste mit allen Aufsichtsbehörden für Datenschutz und Informationsfreiheit in Deutschland finden Sie hier.
5. Details
Die unter 2. genannten Zwecke beziehen sich auf den Besuch unserer Webseite und unserer Web-Applikation. Je nachdem, wie Sie Online-Vertretungsstunden nutzen, sind die folgenden Informationen für Sie von Interesse.
5.1 Newsletter
- Sie können unseren Newsletter abonnieren, indem Sie Ihre Einwilligung erklären. In unserem Newsletter informieren wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote.
- Wir nutzen einen Dienstleister, der uns beim Versand der Newsletter unterstützt. Zu diesem Zweck haben wir mit MailChimp (Anbieter The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, United States of America) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
- Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Newsletters. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
- Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link oder durch eine Nachricht an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten erklären.
- Durch die Anmeldung zu unserem Newsletter erteilen Sie Ihre Einwilligung, dass wir bei Versand des Newsletters Ihre Nutzung des Newsletters auswerten. Für diese Auswertung beinhalten die versendeten E-Mails sog. Web-Beacons bzw. Tracking-Pixel, die Ein-Pixel-Bilddateien darstellen, die auf unserer Website gespeichert sind.
- Die Informationen über Ihre Nutzung des Newsletters werden ausschließlich pseudonymisiert verarbeitet.
- Sie können diesem Tracking jederzeit widersprechen, indem Sie den gesonderten Link, der in jeder E-Mail bereitgestellt wird, anklicken oder uns über einen anderen Kontaktweg informieren.
- Die Informationen werden so lange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben.
- Wenn Sie sich von unserem Newsletter abmelden, löschen wir Ihre Mailadresse unmittelbar aus dem Newsletterverteiler.
Sie können diesem Tracking jederzeit widersprechen, indem Sie den gesonderten Link, der in jeder E- Mail bereitgestellt wird, anklicken oder uns über einen anderen Kontaktweg, wie oben dargestellt, informieren.
5.2 Reichweitenmessung und Marketing auf Basis Ihrer Einwilligung
Falls Sie beim Besuch unserer Webseite Ihre Einwilligung zur Reichweitenmessung und für Marketing erteilt haben, sind die folgenden Informationen für Sie von Interesse:
Während Ihres Besuchs auf unserer Webseite werden insbesondere Daten zu Ihren aufgerufenen Unterseiten, Ihrem Verhalten auf den Seiten, Ihr ungefährer Standort (Land und Stadt), Ihre IP-Adresse in gekürzter Form (sodass keine eindeutige Zuordnung möglich ist), technische Informationen (wie Browser, Internetanbieter, Endgerät und Bildschirmauflösung) sowie die Herkunftsquelle Ihres Besuchs erhoben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG.
Um nachvollziehen zu können, wie Besucher:innen unsere Website nutzen, verwenden wir die Dienste „Google Analytics” (Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und „Hubspot“ (Anbieter ist HubSpot, 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland). Wir haben mit diesen Anbietern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
5.3 Kundenmanagement zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen
Auf dieser Website nutzen wir für verschiedene Zweck den Dienst HubSpot. HubSpot ist ein Softwareunternehmen aus den USA mit einer Niederlassung in Irland. Kontakt: HubSpot, 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland, Telefon: +353 1 5187500.
Bei Hubspot handelt es sich um eine integrierte Software-Lösung, mit der wir verschiedene Aspekte unseres Kundenmanagements abdecken. Dazu zählen das Customer Relation Management (CRM).
Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, sich zu registrieren, um sämtliche digitalen Unterrichtsstunden und Funktionen nutzen zu können. Die Informationen, die bei der Registrierung angegeben werden, werden in unserer eigenen Datenbank sowie auf Servern unseres Softwarepartners HubSpot gespeichert.
Die Verwendung von Hubspot CRM erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an einer möglichst effizienten Kundenverwaltung und Kundenkommunikation.
Die in Hubspot gespeicherten Daten können von uns genutzt werden, um mit Besucher:innen unserer Website in Kontakt zu treten und um zu ermitteln, welche Leistungen unseres Unternehmens für sie interessant sind. Alle von uns erfassten Informationen unterliegen dieser Datenschutzbestimmung.
Wir haben mit Hubspot einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
5.4 Verträge mit der Online-Vertretungsstunden OVS GmbH
Falls Sie mit uns einen Vertrag über eine Dienstleistung abgeschlossen haben oder sich ein Vertrag anbahnt, sind die folgenden Informationen für Sie von Interesse:
Sie haben uns auf einer Messe Ihre Kontaktdaten übergeben oder uns telefonisch oder über unsere Website kontaktiert.
Danach erstellen wir üblicherweise ein Angebot bzw. haben einen Vertrag mit Ihnen bzw. Ihrer Schulleitung geschlossen. Diese Daten werden in unserem Customer Relation Management (CRM) erfasst. Als CRM-System nutzen wir HubSpot von der Hubspot GmbH, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben.
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus so lang, wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (sechs Jahre für Verträge, zehn Jahre für Belege/Rechnungen gemäß § 257 HGB) verlangt.
Als Dateiablage für vertraglich relevante Dokumente wie Angebote und Rechnungen verwenden wir den Dienst Google Drive sowie – für unsere Firmeninterne Kommunikation – den Dienst Google Chat. Beide Dienste sind Teil des Google Workspaces, einer Cloud- basierten Sammlung von Software-Werkzeugen des US-amerikanischen Unternehmens Google LLC. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Wir haben mit Google LLC einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Sollte es im Rahmen der oben beschriebenen Kontaktaufnahme nicht zu einem Vertrag kommen, werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelöscht.
5.5 Registrierung und Nutzung der OVS-Plattform durch eine:n Lehrer:in
5.5.1 Registrierung und Nutzung
Bei der Registrierung werden die Daten verarbeitet, die Sie im entsprechenden Online- Formular eingegeben haben. Darüber werden Datum und Uhrzeit der Registrierung verarbeitet. Die Daten zu Ihrer Schulzugehörigkeit fragen wir ab, damit wir Sie eindeutig einer Schule zuordnen können. Bei einer Schullizenz ist die Schule unser Vertragspartner, d.h. mit der Zugehörigkeit zu einer Schule können wir Ihren Account für den Umfang und die Dauer der entsprechenden Schullizenz freischalten. Außerdem benötigen wir Ihre Registrierungsdaten, um im Fall des Falles Ihr Passwort zurückzusetzen.
Die Nutzung von Online-Vertretungsstunden und die dafür nötige Registrierung sind freiwillig und im Registrierungsprozess willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten ein. Wenn Sie sich bei uns registrieren, verarbeiten wir Ihre Daten zu Zwecken der Durchführung unseres Vertrags mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO.
Wir löschen Ihre Daten nach zwei kompletten Schuljahren ohne Login.
Sofern Sie eine Lizenz unter Ihrem Namen erworben haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen.
Wir anonymisieren Ihre Daten, um die Usability unserer Plattform, die Präsentation und Beschaffenheit unserer Inhalte – kurz: unser komplettes Angebot – laufend zu verbessern und die didaktische Effizienz und Effektivität unseres Angebots wissenschaftlich evaluieren zu lassen. Wir zeichnen auf, wie Nutzer:innen unsere Web-Plattform und die darin angebotenen Inhalte und Funktionen nutzen. Das betrifft alle Nutzer:innen, die sich nach erfolgter Registrierung mit ihren Zugangsdaten einloggen und im Bereich “Stundenkatalog” unsere Online-Stunden nutzen, d.h. Videos der Online-Stunden abspielen, Stunden präsentieren oder senden über die jeweiligen Buttons, interaktive Aufgaben bearbeiten etc.
Die für die Aufzeichnung notwendige Anonymisierung Ihrer Daten (Entfernen der User-ID sowie aller Bezüge zu Ihrem Klarnamen aus den Daten) nehmen wir auf Basis unseres berechtigten Interesses vor. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.
Für unser Application-Tracking nutzen wir den Dienst Mixpanel. Mixpanel ist Dienst aus den USA. Kontakt: Mixpanel, Inc. One Front Street, 28th Floor, San Francisco, CA. Wir haben mit Mixpanel einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
5.5.2 Support
Falls Sie ein Problem mit der Nutzung unserer Web-Applikation haben, können Sie sich per Telefon oder Mail – siehe unsere Kontaktseite – mit uns in Verbindung setzen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Ihnen bei der Problembewältigung helfen zu können. Dies tun wir auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Intern verwenden wir für die Kommunikation den Dienst Google Chat, ein Teil des Google Workspaces, einer Cloud-basierten Sammlung von Software-Werkzeugen des US- amerikanischen Unternehmens Google LLC. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Wir haben mit Google LLC einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Je nach Art des Problems ziehen wir unser Entwicklerteam hinzu. Neben eigenen Entwicklern arbeiten wir mit der Titanom Technologies GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering, als Technologiepartner zusammen. Sofern es für die Reproduktion und Behebung des Problems erforderlich ist, teilen wir dem Entwickler-Team Ihren Username (= registrierte Mailadresse) mit.
Sobald der Support-Fall abgeschlossen ist, anonymisieren wir den Username.
Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Titanom Technologies GmbH geschlossen.
5.5.2 Support
Falls Sie ein Problem mit der Nutzung unserer Web-Applikation haben, können Sie sich per Telefon oder Mail – siehe unsere Kontaktseite – mit uns in Verbindung setzen. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Ihnen bei der Problembewältigung helfen zu können. Dies tun wir auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Intern verwenden wir für die Kommunikation den Dienst Google Chat, ein Teil des Google Workspaces, einer Cloud-basierten Sammlung von Software-Werkzeugen des US- amerikanischen Unternehmens Google LLC. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Wir haben mit Google LLC einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Je nach Art des Problems ziehen wir unser Entwicklerteam hinzu. Neben eigenen Entwicklern arbeiten wir mit der Titanom Technologies GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering, als Technologiepartner zusammen. Sofern es für die Reproduktion und Behebung des Problems erforderlich ist, teilen wir dem Entwickler-Team Ihren Username (= registrierte Mailadresse) mit.
Sobald der Support-Fall abgeschlossen ist, anonymisieren wir den Username.
Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Titanom Technologies GmbH geschlossen.
5.6 Nutzung der OVS-Plattform durch eine:n Schüler:in
Wir erheben an keiner Stelle personenbezogene Daten von Schüler:innen. Schüler:innen können sich während der Nutzung unserer Online-Stunden an keiner Stelle registrieren oder personenbezogene Daten mitteilen.
Der Zugriff auf unsere Online-Stunden erfolgt durch die eingeloggte Lehrkraft. Diese generiert in ihrer Stundenansicht über die Funktion „Stunde senden“ eine eigene Instanz der betreffenden Online-Stunde und stellt diese einzelnen Schüler:innen oder einer Gruppe von Schüler:innen über einen Link zur Verfügung. Diesen Link kann die Lehrkraft via QR-Code oder über einen externen Dienst (Messenger, Schul-Cloud etc.) an die Schüler:innen verteilen.
Sobald Schüler:innen auf den Link klicken, startet die Online-Stunde, bestehend aus erklärenden Videos, interaktiven Aufgaben und einem Abschlusstest. Während der Nutzung zeichnet unser System folgende Daten auf:
- genutzte Online-Stunde
- Anzahl der anonymen Nutzer:innen in einer Instanz
- Nutzungszeit und Nutzungsdauer
- Nutzungsintensität (Anzahl der abgespielten Videos und Aufgaben)
- Punkte beim Abschlusstest
- Feedback zu den Videos, dem Schwierigkeitsgrad und der Verständlichkeit
Nur bei einem erfolgreich absolvierten Abschlusstest wird die erreichte Punktzahl an die Lehrkraft, die die Instanz generiert hat, übermittelt. Da wir keine personenbezogenen Daten von Schüler:innen ermitteln, kann die Lehrkraft nur sehen, dass ein Abschlusstest erfolgreich absolviert wurde, aber nicht, wer den Abschlusstest absolviert hat.
Wir anonymisieren die Daten der Schüler-Nutzer:innen, um das Nutzungserlebnis laufend zu verbessern und die didaktische Effizienz und Effektivität unseres Angebots wissenschaftlich evaluieren zu lassen. Das betrifft alle Nutzer:innen, die von Lehrkräften versendete Online- Stunden bearbeiten, d.h. Videos abspielen, interaktive Aufgaben bearbeiten und Feedback geben. Da wir keine personenbezogenen Daten von Schüler:innen erheben, nutzen wir für die Aufzeichnung und Auswertung lediglich die vom System vergebenen anonymen User- IDs. Die Nutzungsdaten können grundsätzlich nicht mit einzelnen Schüler:innen in Verbindung gebracht werden.
Die Anonymisierung der Daten der Schüler-Nutzer:innen nehmen wir auf Basis unseres berechtigten Interesses vor. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.
5.7 Bewerbungsverfahren
Falls Sie sich bei der Online-Vertretungsstunden OVS GmbH beworben haben, sind die folgenden Informationen für Sie von Interesse:
Grundsätzlich nutzen wir für Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren Dienste wie Indeed, Stepstone etc. Sie können sich bei uns allerdings auch über das auf unserer Webseite zur Verfügung gestellte Kontaktformular, per E-Mail oder postalisch bewerben. Zweck der Datenerhebung ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, um möglicherweise ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen. Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erheben wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Da bei einem unverschlüsselten Versand von Bewerbungen per E-Mail die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann, können Sie sich auch postalisch bewerben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und Art. 88 Abs. 1 DSGVO.
Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Sollte sich aus der Bewerbung kein Arbeitsverhältnis begründen, werden diese Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in dem Schutz unserer rechtlichen Interessen.